Зачем нужна выставка и стоит ли вкладываться? Бюджет выставки, покроются ли вложенные средства?

Выставки и ярмарки из покон веков служат одним из эффективных и обязательных инструментов продвижения продукции, в том числе это касается и электротехники, энергетики.

История выставки началась с французских музеев, начало которым положил ещё Мазарини и Кольбер. Но первой выставкой, напоминающей современные экспозиции, была Ecole des beaux arts в 1763 году. Затем последовали Дрезден (1765), Берлин (1786), Мюнхен (1788) и другие. Первая промышленная выставка была представлена во Франции в 1798 году, в Париже.

На сегодняшний день выставки получили очень широкое распространение, как инструмент продвижения и рекламы, но как извлечь из выставки те выгоды, которые соответствуют вложенным в нее средствам? Как правильно подготовиться к выставке и как в ней участвовать, как выбрать выставочного оператора, чтобы получить реальные выгоды вы узнаете ознакомившись с 3мя разделами данной статьи.
Начнем с того, зачем нужна выставка и стоит ли участвовать?

Сегодня выставка- это дорогое удовольствие, а выставочных операторов такое множество, что иногда совершенно не понятно как же выбрать из этого многообразия. Особенно когда компания проводит выставку в каком-либо регионе впервые.

Выставка- это точно такое вложение средств, как покупка сотового телефона, перед которой вы обязательно должны ознакомиться с продуктом, который вам предлагают. Итак, первым этапом является принятие решения «участвовать или нет» (опускаем этап определения цели выставки, предоставим это вашему отделу маркетинга). Компании, которые ежегодно участвуют в выставках, формируют выставочный бюджет с начала года. Но если мы хотим участвовать впервые?

Итак, выставка, как один из инструментов регионального продвижения, формирования дилерской сети.

Понятно, что региональные выставки дешевле, чем столичные, или тем более мировые. Многие компании, выводя свою продукцию в регионы, начинают знакомство с потенциальным потребителем (дилерами, представителями) именно через выставку.
На выставке вы можете собрать наиболее полную информацию о конкурентах, посмотреть в каком объеме представлена продукция аналогичной тематики, провести опросы и маркетинговые исследования, пообщаться с фирмами, которые на этом рынке присутствуют давно и составить представление «о подводных камнях» интересующего вас региона, сферы бизнеса. Грамотно используя инструменты «маркетинговой развертки» можно составить достаточно полную картину о состоянии дел в конкретном регионе, подвести точную статистику.
Уже на первом этапе, при правильной рекламной политике на мероприятии, у вас есть шанс приобрести связи с потенциальными потребителями вашей продукции, найти дилеров, которые будут представлять ваши интересы в данном регионе.
Если вы правильно выберите выставочного оператора, правильно построите свою выставочную компанию, то обязательно заключите несколько договоров на поставку вашей продукции (об этом подробнее поговорим в статье «Как правильно выбрать выставочного оператора, чтобы не потерять вложенные средства»).
Итоги участия в выставке можно осветить в прессе, на официальном сайте компании, используя как дополнительный PR.
Можно поучаствовать в конференциях и круглых столах, обсудить решения некоторых проблем, обменяться опытом.
Ваше участие в выставке, свидетельствует об открытости компании, о ее прозрачности, и соответственно повышает уровень доверия конечного потребителя (или дилеров) к вашей продукции (услугам).
Бюджет выставки.

Но для того, чтобы принятие окончательное решение об участии необходимо просчитать примерный бюджет выставки. В общих чертах бюджет участия можно разделить на внешний и внутренний.

Внешний бюджет- это то, что вы заплатите оператору. Внутренний- это средства на подготовку к участию в электротехнической экспозиции.
Внешний бюджет- это оплата метража выставки, сколько метров вы займете под стенд. И если нужно, то надбавка за «вкусность» местоположения (центральный проход имеет большую проходимость, а, следовательно, приводит больше посетителей- тем дороже стоимость метража). Тоже можно сказать об открытых с двух сторон угловых стендах расположенных в начале экспозиции, которые «встречают» гостей выставки – это первые стенды, которые увидит посетитель. Здесь предоставляется свобода для реализации творческого потенциала, можно построить невероятный стенд, который привлечет всех, и не даст пройти дальше.

Регистрационный сбор (на тех людей, которые будут представлять вашу компанию, обычно включает питание, бейдж, пропуски на ввоз и вывоз продукции, охрану стенда и т.д.). Для работы на стенде требуется не менее двух людей, т.к. требуется перерыв на обед, и предполагается большой поток посетителей.

Следующая глава бюджета — это дополнительное оборудование. Продумать внешний вид и архитектуру своего стенда необходимо заранее, и соответственно все, то оборудование, которое нужно для работы заказывается как можно раньше. В противном случае, вспомнив, что забыли что-то заказать непосредственно во время выставки, нужное оборудование может быть уже разобрано. Дополнительное оборудование: мусорные корзины, нот буки, проекторы, плазменные панели, розетки 380 В, витрины, прилавки, подиумы, прожекторы, дополнительные лампы, двери-гормошки, стойки для прайсов, стулья, столы дополнительные и т.д.

Далее, более развернутая информация в каталог- оплата отдельно, бронирование гостиницы на несколько человек, встреча от аэропорта, такси до гостиницы. Участие в прилегающих мероприятиях выставки: доклад на конференции, круглые столы, презентации у некоторых входит в стоимость, у некоторых оплачивается отдельно.

Стоимость всех вышеперечисленных услуг можно взять на сайте любого выставочного оператора и на этой основе составить внешний бюджет.
Внутренний бюджет- зависит от того, с каким размахом вы собираетесь участвовать в выставке. Начиная от листовок, каталогов, визиток, заказов печатной продукции, сувенирной продукции, оплата командировок специалистам, оформление стенда (своими силами или с привлечением дизайнера), подготовка выставочных экспонатов, рекламных конструкций, оплата дорожных билетов… Этот перечень не ограничен, т.к. каждая компания опирается здесь на свои возможности, кто-то ограничивается минимумом, кто-то строит стенды-шедевры, проводит потрясающие PR акции, как говориться по доходам и расходы.

Если говорить о промышленных выставках, в том числе электротехнических, то многие хотят выставить свою продукцию в натуральную величину, задачу можно упростить, изготовив пустой экспонат (например, если это трансформатор- то без внутренностей, оборудование станет легче, следовательно, дешевле его перевозить). Это тоже нужно включить в бюджет.

Подсчитайте примерный выставочный бюджет, прикиньте, что вы ожидаете от участия в выставке в материальном плане, и у вас уже появится ответ на вопрос «окупятся ли вложения?». Примите решение «быть или не быть» на основе вышеперечисленного… Надеюсь Вам поможет эта статья. И если ваше решение «участвовать», то обязательно ознакомьтесь со следующей статьей «Как правильно выбрать выставочного оператора (статья не рекламная!)».